Jeder Arbeitgeber führt über jeden Mitarbeiter eine Personalakte. Denn Personalplanung und -verwaltung setzen in der Regel eine systematische Führung von Unterlagen, Notizen und Nachweisen voraus.
Die Personalakte ist aber keinesfalls nur ein Sammelsurium von dem, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet. Es kommt daher nicht darauf an, wo die Personalakte geführt wird (Papier, elektronisch) oder welches Material (Kartei, Akte, Hefter, Mikrofilme) verwendet wird.
In die Personalakte gehören alle Unterlagen, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen und an deren Aufnahme Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse haben können. Dies umfasst den Zeitraum von der Bewerbung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Der Arbeitgeber muss bei der Führung der Personalakte das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beachten. So ist der Zugang zur Personalakte auf einen möglichst kleinen Personenkreis zu begrenzen und Dritten ist nur in Ausnahmefällen der Zugriff zu ermöglichen. So kann z.B. die Weiterleitung an das Bundesamt für Verfassungsschutz in gesonderten Ausnahmefällen erforderlich sein. Sonstigen Behörden hat der Arbeitgeber nur im Rahmen der der gesetzlichen Vorschriften Auskünfte über die Personalakte zu erteilen.
Arbeitnehmer dürfen jederzeit Einsicht in die Personalakte verlangen. Das Einsichtsrecht schließt die Befugnis zur Fertigung von Notizen und Abschriften mit ein. Ferner hat der Arbeitnehmer das Recht die Personalakte zu vervollständigen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn der Arbeitgeber zu Maßnahmen Stellung nimmt und der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung verfassen möchte.
Ferner kann der Arbeitnehmer verlangen, dass unrichtige, unzulässige oder ihn zu Unrecht belastende Vorgänge aus der Personalakte entfernt werden.
